Opvangovereenkomst

• Het gastgezin verstrekt correcte informatie over woning, huisgenoten, dieren, ervaring, beschikbaarheid en grenzen.
• De eigenaar verstrekt volledige en actuele informatie over de hond, inclusief identificatie, DogID-registratie, paspoort, gezondheid, gedrag, gewoonten, stresssignalen, risico’s en omgang met mensen en dieren.
• P4R bekijkt samen met eigenaar en gastgezin of de situatie passend is. Een kennismaking of screening is geen garantie op een probleemloze opvang.
• Niet iedere hond is geschikt voor ieder gastgezin, huishouden, omgeving of opvangmoment.
• De opvang start niet zolang essentiële informatie, noodcontacten, materiaal, medische afspraken of andere noodzakelijke gegevens ontbreken.
• Wijzigingen in beschikbaarheid, woning, huisgenoten, dieren, gezondheid, gedrag of andere relevante omstandigheden worden zo snel mogelijk gemeld.

• meldt eerdere bijtincidenten, ontsnappingsgedrag, loopsheid, besmettelijke aandoeningen, allergieën, medicatie en fysieke beperkingen vooraf;
• zorgt dat identificatie, DogID-registratie en contactgegevens correct en actueel zijn;
• bezorgt schriftelijke instructies en alle informatie die nodig is om de opvang veilig en hondgericht te organiseren;
• bezorgt voeding, medicatie, lijn, tuig of halsband, identificatiegegevens en ander noodzakelijk materiaal in voldoende hoeveelheid;
• blijft tijdens de opvang bereikbaar of wijst een gemachtigd noodcontact aan;
• houdt zich aan afgesproken breng- en afhaalmomenten en meldt wijzigingen of annulaties zo snel mogelijk;
• bevestigt vooraf de regeling rond dringende veterinaire zorg, toestemming voor vervoer en kostenlimiet in bijlage A.

• biedt een veilige, rustige, hygiënische en hondgerichte omgeving;
• volgt de schriftelijke instructies over voeding, beweging, rust, lijngebruik, verzorging en eventuele medicatie;
• houdt rekening met karakter, fysieke mogelijkheden, gewoonten, stresssignalen en rustbehoefte van de hond;
• laat de hond niet zonder toestemming los, vervoeren, overdragen of kennismaken met andere dieren of personen;
• meldt ziekte, letsel, ontsnapping, bijtincident, schade, vermissing of een andere onveilige situatie onmiddellijk;
• bewaart sleutels, codes, documenten en persoonsgegevens zorgvuldig;
• neemt geen bijkomende kosten of verbintenissen namens P4R of de eigenaar op zonder voorafgaande toestemming, behalve waar bij dringende nood anders is afgesproken.

• ondersteunt de kennismaking en schriftelijke afstemming;
• zorgt voor duidelijke contact- en taakafspraken en deelt relevante informatie en documenten;
• biedt een aanspreekpunt voor vragen, grenzen, wijzigingen, klachten en incidenten;
• licht de bevestigde kostenregeling en beschikbare polisgegevens toe voor de start.

Fysieke straf, intimidatie, pijnprikkels, hardhandige behandeling en ongeoorloofde hulpmiddelen zijn niet toegestaan. Het gastgezin stopt of past een activiteit aan wanneer de hond signalen van angst, pijn, stress, oververhitting, uitputting of andere welzijnsproblemen vertoont.

Medische handelingen of medicatie gebeuren uitsluitend volgens schriftelijke instructies en binnen de mogelijkheden en bevoegdheid van het gastgezin. Bij acute nood wordt de afgesproken noodprocedure gevolgd.

De eigenaar en het gastgezin bevestigen breng- en afhaalmomenten, locatie en overdrachtsinformatie vooraf. Sleutels, toegangscodes, documenten en materiaal worden alleen gebruikt voor de afgesproken opvang en nadien terugbezorgd.

Een prijs, bijdrage, kostenvergoeding, terugbetaling of annuleringsvoorwaarde geldt alleen wanneer berekeningsbasis, bedrag, verwerking en betaalmoment vooraf in bijlage B zijn bevestigd. Deze overeenkomst bevat geen automatisch opvangtarief of annuleringspercentage.

Voor het gastgezin blijft de opvang vrijwillig en onbezoldigd. Een eventuele kostenvergoeding is geen loon. In bijlage B wordt exact een regeling aangeduid.

Voor 2026 vermeldt het contract als algemeen wettelijk maximum EUR 44,02 per dag en EUR 1.760,83 per kalenderjaar, gerekend over alle organisaties samen. Deze bedragen moeten voor iedere uitbetaling opnieuw gecontroleerd worden.

P4R vult voor de start de beschikbare verzekeringsinformatie in bijlage C in. Dekking, voorwaarden, uitsluitingen, eigen risico’s en aangifteprocedure volgen uitsluitend uit de geldige polis en toepasselijke wetgeving. Deze overeenkomst breidt geen polisdekking uit.

Binnen de grenzen van de Vrijwilligerswet is de organisatie aansprakelijk voor schade die het gastgezin bij de uitvoering van het vrijwilligerswerk veroorzaakt. Voor overige schade wordt aansprakelijkheid beoordeeld volgens de concrete feiten, rollen, afspraken, polisvoorwaarden en wet.

• Persoonsgegevens en informatie worden alleen gebruikt voor de afgesproken opvang en opvolging.
• Foto’s of video’s worden niet gepubliceerd of doorgestuurd zonder de vereiste toestemming.
• Ontvangen gegevens, documenten, sleutels en toegangscodes worden beveiligd en alleen met bevoegde betrokkenen gedeeld.
• Na de opvang worden sleutels, codes, documenten en gegevens terugbezorgd of verwijderd volgens de afspraken.

• Breng eerst hond en betrokken personen in veiligheid, voor zover dit zonder extra risico kan.
• Neem bij dringende medische nood contact op met de hulpdiensten en volg voor de hond de afgesproken dierenarts- en noodgegevens.
• Meld het incident onmiddellijk aan de afgesproken P4R-contactpersoon en de andere betrokken partij.
• Noteer de feiten zo snel mogelijk en bezorg het incidentformulier en beschikbare bewijsstukken aan P4R.
• Respecteer de privacy van alle betrokkenen en communiceer niet publiek over het incident.

De samenwerking kan door eigenaar, gastgezin of P4R worden stopgezet wanneer de opvang niet langer passend, haalbaar of veilig is. Lopende opvang wordt zorgvuldig afgerond volgens afspraken die welzijn en veiligheid beschermen.

Samenhangende documenten

• intern reglement en gedragscode;
• veiligheids- en incidentenprotocol;
• privacyverklaring;
• vrijwilligersinformatie voor het gastgezin;
• ingevulde bijlagen A, B en C.

Door te ondertekenen bevestigen eigenaar, gastgezin en P4R dat alle open velden en bijlagen zijn besproken en ingevuld.