Privacyverklaring
Duidelijk over welke persoonsgegevens we gebruiken en waarom
Deze privacyverklaring geldt voor personen die contact hebben met Pet-4-Rent, zoals leden, hondeneigenaars, vrijwilligers, gastgezinnen, deelnemers, partners, leveranciers en andere betrokkenen.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Pet-4-Rent vzw bepaalt voor haar eigen werking waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt en is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke.
De bestuurders of vrijwilligers verwerken gegevens namens Pet-4-Rent wanneer dat nodig is voor hun taak. Zij zijn niet afzonderlijk de verwerkingsverantwoordelijke voor de gewone P4R-werking.
2. Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?
Welke gegevens we gebruiken hangt af van uw relatie met P4R. We verzamelen niet automatisch alle onderstaande gegevens van iedereen.
- Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
- Lidmaatschaps-, inschrijvings- en administratieve gegevens.
- Betalings- en boekhoudgegevens wanneer een bijdrage, terugbetaling of andere financiële verrichting van toepassing is.
- Beschikbaarheid, voorkeuren, ervaring en praktische informatie voor vrijwilligers, gastgezinnen of andere betrokken rollen.
- Afspraken, matchinginformatie, evaluaties en relevante communicatie over een ondersteuning of activiteit.
- Foto’s of video’s wanneer daarvoor een passende grondslag of toestemming bestaat.
- Technische of communicatieve gegevens die ontstaan bij gebruik van website, e-mail of digitale hulpmiddelen, voor zover die daadwerkelijk worden gebruikt.
3. Informatie over honden
P4R verwerkt ook informatie over honden, zoals naam, leeftijd, gedrag, gezondheid, medicatie, vaccinatie of aandachtspunten wanneer dat nodig is voor veilige matching, opvang of deelname.
Gegevens over een hond zijn op zichzelf geen persoonsgegevens in de zin van de AVG. Wanneer ze gekoppeld zijn aan een identificeerbare eigenaar, vrijwilliger of gastgezin kunnen ze wel deel uitmaken van een persoonsdossier en behandelen we ze daarom zorgvuldig.
4. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?
- Aanmeldingen, lidmaatschap en contactvragen behandelen.
- Vrijwilligerswerk, gastgezinnen, wandelingen, opvang, activiteiten en andere P4R-ondersteuning organiseren.
- Een passende en veilige match voorbereiden en opvolgen.
- Betrokkenen informeren over afspraken, wijzigingen, veiligheid en praktische organisatie.
- Incidenten, klachten, verzekeringsdossiers en noodsituaties behandelen.
- Betalingen, kostenvergoedingen, boekhouding en administratieve verplichtingen beheren.
- De werking verbeteren, evalueren en beveiligen.
- Nieuws of algemene communicatie versturen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.
5. Op welke rechtsgronden steunen we?
De rechtsgrond hangt af van het doel en de concrete verwerking. Pet-4-Rent kan onder meer steunen op:
- Uitvoering van een overeenkomst of stappen vóór een overeenkomst, bijvoorbeeld bij lidmaatschap, deelname of een concrete ondersteuning.
- Een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor bepaalde boekhoudkundige, fiscale of administratieve bewaarplichten.
- Een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor redelijke organisatie, veiligheid, fraudepreventie, dossieropvolging of beveiliging, nadat de belangen en rechten van betrokkenen zijn afgewogen.
- Toestemming wanneer die rechtsgrond passend is, bijvoorbeeld voor bepaalde publicaties van herkenbare foto’s of vrijwillige communicatie.
6. Met wie kunnen we gegevens delen?
We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor het afgesproken doel, de werking of een wettelijke verplichting.
- Vrijwilligers, gastgezinnen, begeleiders of andere betrokkenen, maar alleen voor zover zij de gegevens nodig hebben voor hun rol.
- Verzekeraars, hulpdiensten, dierenartsen of andere professionele partijen wanneer dat nodig is bij een incident, schadegeval of noodsituatie.
- Boekhouder, accountant, bank of andere administratieve dienstverleners wanneer relevant.
- IT-, website-, cloud-, communicatie- of andere dienstverleners die P4R ondersteunen.
- Overheidsinstanties of andere partijen wanneer een wettelijke verplichting of rechtsgeldige vraag dit vereist.
Wanneer een externe partij gegevens uitsluitend in opdracht van P4R verwerkt, maakt P4R passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensbescherming.
7. Internationale doorgifte en digitale diensten
Sommige digitale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken. Wanneer dit voorkomt, gebruikt P4R een wettelijk toegelaten doorgiftemechanisme en passende waarborgen. Welke waarborgen precies gelden, hangt af van de daadwerkelijk gebruikte dienstverlener.
8. Hoe lang bewaren we gegevens?
P4R bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten, mogelijke geschillen en de nood aan verantwoorde dossieropvolging.
We gebruiken in deze verklaring bewust geen algemene termijnen zoals “altijd 2 jaar” of “altijd 5 jaar” wanneer P4R daarvoor geen bevestigde wettelijke of operationele grond heeft. De passende bewaartermijn hangt af van het dossier.
9. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?
P4R neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen die passen bij de omvang en aard van de werking.
- Toegang beperken tot personen die gegevens voor hun rol nodig hebben.
- Wachtwoorden, toegangsbeheer en geschikte beveiligingsinstellingen gebruiken voor digitale systemen.
- Persoonlijke, gevoelige of vertrouwelijke informatie niet onnodig delen via onbeveiligde kanalen.
- Documenten, sleutels, toegangscodes en contactlijsten zorgvuldig beheren.
- Incidenten of vermoedelijke datalekken intern melden en beoordelen, en waar nodig verdere stappen nemen volgens de AVG.
10. Foto’s, video en communicatie
Herkenbare beelden van personen worden niet zomaar gepubliceerd. P4R maakt vooraf duidelijk voor welk doel beelden worden gebruikt en vraagt toestemming wanneer dat de passende rechtsgrond is.
- Een toestemming voor foto of video kan afzonderlijk worden gegeven en is niet automatisch onderdeel van lidmaatschap of deelname.
- Voor beelden van honden houdt P4R rekening met de afspraken met de eigenaar en met de context van de activiteit.
- Een verzoek om een toekomstige publicatie stop te zetten wordt beoordeeld volgens de toepasselijke rechtsgrond en praktische mogelijkheden.
11. Uw rechten
Afhankelijk van de verwerking en rechtsgrond kunt u onder de AVG verschillende rechten uitoefenen.
- Inzage vragen in persoonsgegevens die P4R over u verwerkt.
- Onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
- In bepaalde gevallen verwijdering of beperking van verwerking vragen.
- In bepaalde gevallen bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Uw toestemming intrekken wanneer een verwerking daarop berust.
- In de gevallen waarin de AVG dit voorziet, gegevensoverdraagbaarheid vragen.
U kunt een verzoek sturen naar info@pet-4-rent.be. P4R kan redelijke informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. We behandelen verzoeken zonder onnodige vertraging en in principe binnen één maand, behoudens de uitzonderingen en verlengingsmogelijkheden van de AVG.
12. Klachten
Hebt u een vraag of bezorgdheid, neem dan eerst contact op met Pet-4-Rent via info@pet-4-rent.be. U behoudt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
13. Wijzigingen aan deze verklaring
P4R kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de werking, gebruikte systemen, wetgeving of gegevensverwerkingen wijzigen. Belangrijke wijzigingen worden via een passend kanaal meegedeeld. De actuele versie wordt via de website of op verzoek beschikbaar gesteld.
Neem contact op via info@pet-4-rent.be. We leggen graag uit welke gegevens in uw concrete situatie worden gebruikt en waarom.
Contact
Warm omgaan met mensen betekent ook zorgvuldig omgaan met hun gegevens.