Intern Reglement

Dit intern reglement beschrijft de gemeenschappelijke afspraken die nodig zijn om de werking van Pet-4-Rent vzw warm, veilig, betrouwbaar en respectvol te organiseren. Het helpt alle betrokkenen om te weten wat zij van Pet-4-Rent en van elkaar mogen verwachten.

Het reglement is van toepassing op leden, vrijwilligers, gastgezinnen, hondeneigenaars, deelnemers, uitvoerders, partners en andere personen die deelnemen aan of handelen binnen de werking van Pet-4-Rent. Voor specifieke rollen kunnen aanvullende overeenkomsten, protocollen of veiligheidsafspraken gelden.

Pet-4-Rent verbindt hondeneigenaars en betrokken mensen die tijd, aandacht of praktische ondersteuning willen bieden. De vereniging wil ontmoeting, welzijn, sociale verbondenheid en wederzijdse hulp bevorderen, met respect voor de draagkracht van mens en dier.

Binnen Pet-4-Rent kunnen verschillende rollen voorkomen. Eén persoon kan meerdere rollen opnemen, voor zover dit duidelijk is afgesproken en haalbaar blijft.

• Leden ondersteunen het doel en de werking van de vereniging volgens de statuten.
• Vrijwilligers nemen onbezoldigd afgesproken taken op en ontvangen vooraf de wettelijk vereiste informatie over de organisatie, verzekering en eventuele kostenvergoeding.
• Gastgezinnen bieden tijdelijk een veilige, geschikte en huiselijke opvang aan een hond.
• Hondeneigenaars blijven verantwoordelijk voor correcte en volledige informatie over hun hond en voor de afspraken die in de toepasselijke overeenkomst zijn vastgelegd.
• Deelnemers volgen de richtlijnen van begeleiders tijdens wandelingen, ontmoetingen en activiteiten.
• Partners en uitvoerders handelen volgens hun samenwerkingsovereenkomst en respecteren de waarden en veiligheidsafspraken van Pet-4-Rent.

Iedereen die deelneemt aan de werking gedraagt zich respectvol, zorgvuldig en verbindend. Intimidatie, discriminatie, agressie, bedreiging, ongewenst gedrag en bewust kwetsende communicatie worden niet aanvaard.

• We luisteren naar elkaar en geven ruimte aan verschillende perspectieven.
• We spreken met elkaar en niet over elkaar wanneer er een probleem ontstaat.
• We respecteren persoonlijke grenzen en oefenen geen druk uit om taken op te nemen.
• We gebruiken geen alcohol, verdovende middelen of andere middelen die veilig handelen kunnen beïnvloeden tijdens een verantwoordelijkheid voor een hond of activiteit.
• We handelen niet in naam van Pet-4-Rent zonder voorafgaande toestemming.

Het welzijn van de hond heeft steeds voorrang op planning, verwachtingen of gemak. Iedere hond wordt benaderd als een individu met een eigen gezondheid, voorgeschiedenis, gedrag en grenzen.

• Een hond wordt niet gedwongen tot contact, beweging, vervoer of deelname wanneer die signalen van angst, pijn, stress of uitputting vertoont.
• Fysieke correcties, hardhandige behandeling, pijnprikkels en intimiderende trainingsmethoden zijn niet toegestaan binnen de werking.
• Voeding, medicatie en verzorging worden uitsluitend gegeven volgens de afspraken met de eigenaar en, waar nodig, de dierenarts.
• Een hond wordt niet zonder toestemming aan een derde toevertrouwd.
• Veranderingen in gedrag, eetlust, gezondheid of mobiliteit worden zo snel mogelijk gemeld.

De organisator of begeleider kan praktische en veiligheidsinstructies geven. Deelnemers volgen deze aanwijzingen en houden rekening met de omgeving, andere deelnemers, omstanders en dieren.

• Honden worden aangelijnd gehouden tenzij vooraf uitdrukkelijk anders is afgesproken en de omgeving dit veilig en wettelijk toelaat.
• Materiaal zoals leiband, tuig, halsband, bench of vervoersvoorziening moet passend en deugdelijk zijn.
• Contact tussen honden wordt niet geforceerd. Afstand houden is een volwaardige keuze.
• Kinderen benaderen of begeleiden een hond alleen onder verantwoordelijkheid van een bevoegde volwassene.
• Risicovolle situaties, ontsnappingen, bijtincidenten, valpartijen en andere ongevallen worden onmiddellijk gemeld.
• De begeleider kan deelname weigeren of stopzetten wanneer de veiligheid of het welzijn onvoldoende kan worden gewaarborgd.

Voor opvang, thuisbezoeken en wandelservice gelden steeds de afzonderlijke overeenkomst en eventuele intake- en veiligheidsafspraken. De afgesproken duur, toegang tot de woning, sleutels, voeding, medicatie, noodcontacten en bijzonderheden worden vooraf bevestigd.

• Sleutels, codes en toegangsmiddelen worden vertrouwelijk en zorgvuldig beheerd.
• Zonder toestemming worden geen andere personen of dieren in de opvang- of bezoeksituatie betrokken.
• De woning en persoonlijke eigendommen worden gerespecteerd en uitsluitend betreden voor het afgesproken doel.
• Bij schade, ziekte, vermissing of een andere onverwachte situatie wordt onmiddellijk contact opgenomen volgens de noodprocedure.
• Een opdracht kan worden onderbroken wanneer de feitelijke situatie wezenlijk afwijkt van de vooraf verstrekte informatie of niet veilig blijkt.

Afspraken worden zo duidelijk mogelijk vastgelegd. Wie verhinderd is, verwittigt de betrokken persoon en Pet-4-Rent zo snel mogelijk, met vermelding van de afspraak, het tijdstip en de eventuele nood aan vervanging.

Wijzigingen in contactgegevens, relevante gezondheidssituaties, beschikbaarheid of informatie over een hond worden tijdig doorgegeven. Pet-4-Rent kan communicatiekanalen en responstermijnen vastleggen voor de verschillende soorten activiteiten.

Pet-4-Rent verwerkt persoonsgegevens volgens de privacyverklaring. Betrokkenen behandelen persoonsgegevens, adressen, toegangscodes, medische informatie, verhalen en andere vertrouwelijke gegevens zorgvuldig en delen deze alleen wanneer dit nodig en toegestaan is.

• Herkenbare foto’s of video’s van personen worden alleen gepubliceerd met passende toestemming.
• Voor beelden van een hond wordt rekening gehouden met de toestemming en afspraken van de hondeneigenaar.
• Persoonlijke of gevoelige informatie wordt niet gedeeld via sociale media of onbeveiligde kanalen.
• Na afloop van een opdracht worden ontvangen documenten, sleutels, codes en gegevens terugbezorgd of verwijderd volgens de instructies van Pet-4-Rent.

Er worden geen kosten gemaakt of verbintenissen aangegaan namens Pet-4-Rent zonder voorafgaande toestemming. Wanneer een kostenvergoeding of terugbetaling mogelijk is, worden de voorwaarden vooraf meegedeeld en worden bewijsstukken tijdig bezorgd.

Materiaal van Pet-4-Rent of van een andere betrokkene wordt zorgvuldig gebruikt voor het afgesproken doel. Schade, verlies of defecten worden onmiddellijk gemeld. Persoonlijke uitgaven worden niet automatisch terugbetaald.

Pet-4-Rent informeert vrijwilligers en andere betrokkenen vooraf over de verzekeringen die op hun activiteit van toepassing zijn. De precieze dekking, voorwaarden, uitsluitingen en aangifteprocedure volgen uit de verzekeringspolis en de toepasselijke overeenkomst.

Iedere betrokkene verstrekt correcte informatie, volgt redelijke veiligheidsinstructies en meldt een schadegeval of incident onmiddellijk. Er worden geen erkenningen van aansprakelijkheid, toezeggingen of regelingen met derden gedaan zonder afstemming met Pet-4-Rent of de verzekeraar.

Bij een acute noodsituatie wordt eerst passende medische, veterinaire of dringende hulp ingeschakeld. Daarna wordt Pet-4-Rent zo snel mogelijk geïnformeerd. Een melding bevat, voor zover beschikbaar, datum, tijdstip, locatie, betrokken personen en honden, een feitelijke beschrijving, getuigen en genomen maatregelen.

Klachten en bezorgdheden worden respectvol, discreet en zorgvuldig behandeld. Waar passend wordt eerst geprobeerd om de situatie rechtstreeks en rustig te bespreken. Wanneer dit niet mogelijk of niet veilig is, kan rechtstreeks een melding aan Pet-4-Rent worden gedaan. De vereniging hoort de betrokkenen en streeft naar een evenredige, herstelgerichte oplossing.

Wanneer iemand dit reglement, een overeenkomst of veiligheidsinstructie niet naleeft, kan Pet-4-Rent passende maatregelen nemen. De ernst, herhaling, risico’s, context en bereidheid tot herstel worden daarbij meegewogen.

• Een verduidelijkend gesprek of schriftelijke waarschuwing.
• Aanpassing, begeleiding of tijdelijke beperking van een rol of activiteit.
• Tijdelijke schorsing van deelname in afwachting van onderzoek of herstelafspraken.
• Beëindiging van een opdracht, overeenkomst, samenwerking of toegang tot activiteiten.
• Voor leden: toepassing van de procedure en bevoegdheden zoals bepaald in de statuten en de wet.

Bij een onmiddellijk en ernstig risico voor mens, dier of organisatie kan Pet-4-Rent een activiteit of toegang per direct tijdelijk stopzetten. Betrokkenen worden zo spoedig mogelijk geïnformeerd over het verdere verloop.

Het bestuursorgaan kan dit intern reglement aanpassen wanneer de werking, wetgeving, verzekeringsvoorwaarden of opgedane ervaring dit vereisen. Belangrijke wijzigingen worden via een passend kanaal meegedeeld. De actuele versie wordt beschikbaar gesteld via de ledensectie van de website of op verzoek.